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关于合同管理中造价控制的思考

合同是承包单位在工程施工过程中的最高行为准则。工程施工过程中的所有活动是为了履行合同内容。合同管理贯穿于工程实施的全过程和各个方面,合同管理的目的,就是保证承包商全面地、有秩序地完成合同规定的责任和义务,它是承包工程项目管理的核心和灵魂。

工程造价是直接涉及合同管理的主要目标之一,从经济的观点来看合同管理,造价问题是核心问题,承包商就是要在保证质量的前提下,少支多收,用最佳的经济效益,尽可能快的速度,最合理的人力和资源配置来收到预计的效果。笔者多年从事概预算和合同管理工作,现就合同管理中的造价控制问题谈几点体会。

1、应建立造价控制的保证体系

纵观国内外大型工程的管理成功经验,质量也好,效益也罢,都必须靠有效的保证体系来达到目的。

目前许多企业,只重视投标,合同订了以后,便束之高阁,不是天天念"合同经",日日算“造价帐”,而是干(施工)、管(合同)、控(造价)分离。先干后算,干了再算,决算时不是签证不齐,就是资料不全。以致于出现工程千人干,合同、造价几人管;合同签的好,工程干的快,预期效益却未达到的情况。其主要原因就是缺乏有效的造价控制保证体系。

大型工程需要几年甚至更长的时间才能完成。这些项目由于存在合同金额高、技术要求严、协作单位多、市场制约性强等诸多因素,致使经济效益不易预测,风险和损失潜在压力大。加之合同管理对造价的滞后性,使竣工后的决算成为施工企业最终取得经济效益的决定性工作。

建立一套完整的保证制度和有效的体系,就能在很大程度上变被动为主动,变不利为有利。比如,建立以总经济师(主任经济师)为首的核算组织,从开工就着手参与管理,项目上派专人配合,变更和签证首先满足造价控制人员;预算、签证、变更和材料计划(有必要时也可土建、安装分开摘)应及时有效办理,同时分送甲方和内部相关科室,为付款结算提供方便,为决算减少压力;项目负责人定期负责审核造价,督促检查具体工作。同时利用微机把各阶段的经济资料储存汇总,归档整理,为正常的施工需要提供保证。

2、造价控制的前期管理

一个优秀的造价管理人员,不单单是算的准,算的快,还应加上预测能力和应变水平。同样,造价控制亦是如此。为此,前期工作要从以下两方面抓起:

1)类似工程的资料整理及统计分析:该工作可有效借鉴以往经验,利用相关数据、资料有利于把所有与造价等有关的问题都考虑周全,贯穿于投标,合同施工管理过程中,对整个工程项目起到积极促进作用。 

2)施工组织设计的参与:良好的施工组织设计,不仅是全面的、完善的,既施工组织设计中不仅有合同管理的内容,也有成本预测和造价控制的专门章节。同时,要有造价控制人员参与。这样可使相关的人员都念“合同经”,算“经济帐”,也为今后的扯皮扫掉了一些障碍。

3、造价控制的中期管理

中期管理,指从合同签订到工程施工结束阶段的管理。其特点是难度大,因素多,周期长。此阶段造价管理的好,既能弥补前期管理的不足,也有利推动后期管理工作,应引起高度关注。该阶段主要工作内容有:如图纸变更的整理、基价系数的变动、材料差价的计算等。像材料差价,是个综合因素,仅靠材料人员办理是不够的,预算人员和财务人员都应介入,从批量订货,淡季储备,价格调整,保管费用等环节都应有根有据,应及时、准确、有效,以减少决算的工作量。

4、造价控制的后期管理

由于合同管理和造价管理同属于动态管理,各个时期、各个阶段的管理都有其不同的特点,用一种固定的“经验公式”是不能奏效的,必须以时间、地点、条件为转移,发展、提高管理水平。造价控制后期管理的工程决算是决定施工企业经济效益的最终工作,此时矛盾集中,不仅工程本身造价要算,材料价格要调,涉及到的其它与经济技术有关的方面也要解决,甚至还会有大的索赔和法律纠纷。在这个阶段,企业领导应充分重视各个环节和各种因素,并分专人负责,适时召开内部碰头会、协作单位预备会,制定方法,统一口径,研究对策,才能保证决算工作顺利完成。

5、造价控制的索赔管理

由于合同缺陷、工程变更等多种原因,几乎任何详细的施工合同都无法避免索赔事件的发生。如果索赔工作不力,将会对造价控制管理工作产生严重影响,甚至直接对施工单位造成重大经济损失。同时,我国已加入WT0,合同定价、依法结算的国际惯例必将成为造价管理工作的行为准则。

因此,索赔管理应作为造价管理的重要构成贯穿于工程实施全过程。既前期管理中,提高对发生索赔事项的预见性,并以合同条款形式明确约定,为索赔提供必要的法律依据。中期管理时,及时办理核定、变更等事项的相关资料,确保其完整性及法律有效性,以便为索赔提供有效的法律证据。后期管理则应认真做好索赔准备,严格按法定索赔程序进行索赔工作,使索赔行为具有合法性。但及时办理应为索赔管理工作的重要基本原则。

总之,合同管理和造价控制是个“系统工程”,是企业管理的重要内容。工程内容的不同,地点条件不同,承包方式的不同都会引起管理和控制的转化和发展。只有灵活的把握和运用经济规律,调动方方面面的积极因素,适时改进管理工作及方法,才能做好合同管理中的造价控制工作。 

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