西安市政监理部各驻地监理机构：
根据建设部有关建设工程竣工资料整理归档的有关要求，在认真执行监理规范的基础上，结合西安市市政工程建设管理的有关规定及公司监理档案管理的要求，为切实履行各监理机构所属监理合同约定的监理资料管理工作，力求使监理资料管理达到标准化、规范化、科学化，现就有关要求通知如下，希望各驻地监理机构认真学习并贯彻执行。
一、 监理资料收集
1、监理资料收集的原则是：及时、完整、真实、有效。
2、对一个单位工程而言，以监理规范的监理资料建立文件资料的编码系统及相应的台帐（共28项）并予以收集。
3、建立施工过程中施工资料与监理资料同步对比分析台帐并予以收集。如：开工（施组）审批、测量复核、材料报验、平行检验、工序验收、见证取样、监理通知及回复等等。通过建立台帐和对比分析，进一步促进现场监理工作，提高监理服务质量，弥补工作中的缺陷和遗漏。
4、对平行检验资料，要求达到30%的抽检频率；原则上，关键点、线测量复核要达到100%。必须保证工序标高、工序压实度、灰土及二灰石的灰剂量、二灰石的含石量等的独立平行检验。通过平行检验，才能充分体现“公正、独立、科学”的监理原则。这也是监理工作成效的重要组成部分。
二、 监理资料的整理
1、监理资料的整理原则：分门别类、有条不紊。
2、项目监理机构的资料整理宜分成三部分组成：项目管理资料，项目控制资料，项目技术资料。
A、 项目管理资料含：上级来文，业主来文，项目监理机构内部学习记录，考勤表，监理人员的月工作总结，收发文登记，协调协作文件，总监汇报材料，项目监理机构内部规章制度等等。
B、 项目控制资料含：监理规范的28种资料及监理周报。
C、 项目技术资料含：项目设计文件，项目技术标准及规范，检测仪器设备的合格证及鉴定证书等等。
三、 监理资料的装订
1、监理资料的装订原则：规范、完整、明了、整洁。
2、项目监理机构监理资料的装订宜分成三部分组成（项目控制资料）：监理综合资料，监理平行检测资料，监理审批资料。
A、监理综合资料含：
a. 单位工程质量评估报告
b. 单位工程监理工作总结
c. 施工合同及监理合同
d. 开工报告及竣工报告
e. 单位工程工序质量汇总评定
f. 导线点（基准线）、水准点复核
g. 施工组织设计审批
h. 监理规划
i. 监理周报及月报
j. 监理工程师通知单及回复单
k. 业务联系单
l. 会议纪要
m. 计量与支付
n. 索赔与反索赔
o. 质量缺陷与处理
p. 工程变更与设计交底
以上为基本内容，各驻地监理机构可酌情按规范要求增减。
Ｂ、监理平行检测资料含：
ａ. 工序标高复核（各主要工序：如槽底、管垫层、管底、井底、路床、灰土、两灰石、砼、沥青砼、块料面层等）。
ｂ. 灰土、两灰石等含灰混合料的灰剂量检测，含石混合料的配比检测（两灰石主要是含石量及粒径筛分）。
ｃ. 回填土及回填混合料的压实度检测。
以上为基本内容，各驻地监理机构可酌情根据本工程实际情况按规范及合同要求予以增减。
Ｃ、监理审批资料含：
ａ. 专项技术方案审批
ｂ. 原材料、半成品审批
ｃ. 分包资格审批
ｄ. 混合料配合比审批
ｅ. 机械设备报验审批
ｆ. 安全及文明施工专项方案审批
ｊ. 各工序、部位及单位工程报验审批
ｈ. 见证取样结果审核及签认
以上为基本内容，各驻地监理机构可酌情根据本工程实际情况按规范及设计文件内容予以增减。
3、监理资料的装订的封面采用A4硬质打印纸并用塑料封皮，条卡固定；封面项目名称完整，资料分册内容清楚，责任主体完整。项目总监理工程师审核签字，日期符合实际。
4、每册监理资料必须有详细的查询目录和连续编页。
５、监理资料必须用Ａ４纸及档案要求的签字笔签字和填写。
未尽要求，各驻地监理机构在总监理工程师领导下，不断总结和完善，并报监理部，以便进一步修改。