监理单位是工程质量的五大责任主体之一，《建设工程质量管理条例》第五章规定了监理单位的质量责任和义务，在第77条明确了质量终身负责制的要求。监理资料是监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的依据，监理资料的重要性不言自明。
《建设工程监理规范》在第7.4.2条规定“监理资料的管理由总监理工程师负责”。因此，总监理工程师管理好监理资料，不但是监理工作的需要，更是职责所在。
监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多。总监理工程师工作繁多，当然应按规范要求指定专人具体负责管理监理资料，但是否仅此就可以达到《建设工程监理规范》第7.4.1条“监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序”的要求呢？答案显然是否定的。那么总监理工程师应如何做好监理资料的管理工作呢？
一、建立监理机构内部责任制和工作制度
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程从设计开始到竣工验收备案，环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师、专业监理工程师、监理员，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制，做到各司其职，各负其责。监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。
监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料，从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。
二、要重视对施工资料的监督管理
监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。监理对工程实体的质量控制是从检验批、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从检验批、分项、分部工程做起，细分目标，步步把关。
施工资料也是日后施工单位质量责任的证据，施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性，要交待施工单位安排熟悉业务的专业资料人员进行资料的收集和整理，并明确有关监理工作和施工报验工作程序和基本条件。特别在施工过程中一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须及时、真实、合格的原则。
三、加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持
监理资料管理工作与其他监理工作一样也需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持，监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位坐标及标高资料、地下障碍物资料等等，都由业主提供。平时工作的来往函件、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。
四、监理日记是总监检查监理工作、监理资料的主线
监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，工程的真实性和时间的连续性强，它是总监检查监理工作和监理资料的重要线索。
总监应定期签阅监理日记，这样既检查了监理人员的工作，又熟悉了监理工作情况。对于监理日记的检查，总监理工程师可根据监理人员的职责和施工进度，检查监理日记是否有漏记部分，还可以根据有关监理资料和施工资料来核查监理日记。这样不但检查了专业监理工程师所负责的监理资料，也同时检查了监理工作的质量。监理日记审阅后，总监理工程师应签字留下记录。目前有的监理日记记录过于简单，内容不完整；有的记录内容不准确，只记录施工形象进度，监理工作内容却未认真记录，有的记录日期与施工资料不相吻合等。对于监理日记的缺陷，总监理工程师应及时检查，督促改正。这样，总监理工程师通过监理日记的核查，既能掌握每个监理人员的工作情况，同时也可以督促监理人员按规范要求作好监理工作。
实践证明，要做好监理资料的管理，应在提高监理人员素质的基础上，总监理工程师应予重视，完善制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料。