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公路工程监理文件资料管理浅议

【摘要】工程资料是由现场施工技术人员和监理人员,根据各自分工在现场工作的痕迹记录,公路工程监理资料主要有施工过程产生的施工原始记录、试验数据、质量检验、评定的记录、报告等,本文就浅议怎样全面、真实、有针对性地实施资料管理,提高监理人员素质和管理水平。 

【关键词】公路;监理;资料;管理 
  公路工程监理文件资料管理,是公路工程信息管理的一项重要工作,它是项目监理组对工程项目实施监理中形成的,是工程建设过程真实、全面的反映,是监理工程师实施公路建设监理,进行目标控制的基础性工作。怎样全面、真实、有针对性地实施资料管理,管好用好工程资料,考量出监理人员的素质、监理项目组的管理水平和项目监理的工作质量。工程资料是由现场施工技术人员,根据各自分工在现场工作的痕迹记录,通过多年的摸索总结,我认为应该解决好以下几个方面的问题: 
  1 提高监理文件资料管理的意义和流转程序 
  对监理资料文件进行科学管理,可以为公路工程监理工作的顺利进行创造良好的前提条件,有效地对工程实时控制;可以极大地提高监理工作效率;为公路工程整理竣工资料提供可靠保证,同时积累宝贵的监理经验,不断提高公路工程监理工作水平。 
  项目部设置信息管理人员,负责项目部所有信息管理工作,工程过程中产生的所有资料都统一归口到信息管理人员处,进行整体整理、收发、传递及管理。信息管理部门成为监理文件档案资料的传递、保管、使用的中心枢纽。 
  2 资料的形成和分工 
  工程资料是由现场施工技术人员,根据各自分工的不同体现出在现场工作的痕迹记录。资料员只是将现场技术人员的资料进行收集、整理、分类、归档。 
  2.1 原材料、构配件、成品半成品、设备的资料,由供应商出具出厂合格证,经购买方在监理见证下现场取样检验后出具的验证文件(试验报告); 
  2.2 施工过程产生的资料,这类资料数量相当大,历史时间长。主要有承包单位的报验申请表、隐蔽工程验收资料和监理单位抽查自检资料。这些资料由负责此项工作的施工技术员和监理工程师收集、初步整理后,及时交由资料员登记保存。 
  2.3 分项、分部、单位工程、合同段评定资料,由监理单位按分工分别进行收集、整理,报总监理工程师审阅签字后,交资料员保存。 
  2.4 来往文件(包括索赔文件、开复工报告、质量缺陷与事故的处理文件、工程计量单和工程款支付证书、竣工结算审核意见书等),先由分管监理工程师签署或提出处理意见后,再由总监理工程师审批后实施。 
  2.5 监理规划、图纸会审纪要、工程变更资料、工程项目施工阶段质量评估报告、监理月报、总监巡视检查记录、监理工作总结等,需要总监理工程师亲自参与并加以整理,交资料员保存。 
  3 监理资料的内容 
  在规范档案资料管理前,应清楚一般工程项目需要收集那些资料,下面归纳出施工阶段需要收集的基本资料内容。 
  3.1 施工阶段的主要内容 
  3.1.1 施工合同文件与委托监理合同; 
  3.1.2 勘察设计文件; 
  3.1.3 监理规划; 
  3.1.4 监理实施细则; 
  3.1.5 分包单位资格报审表; 
  3.1.6 设计交底与图纸会审纪要; 
  3.1.7 施工组织设计(方案)报审表; 
  3.1.8 工程开工/复工报审表及工程停工令; 
  3.1.9 测量核验资料; 
  3.1.10 工程进度计划; 
  3.1.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件; 
  3.1.12 实验检验资料; 
  3.1.13 工程变更资料; 
  3.1.14 隐蔽工程验收资料; 
  3.1.15 工程计量单和工程款支付证书; 
  3.1.16 监理工程师通知单; 
  3.1.17 监理工作联系单; 
  3.1.18 报验申请表; 
  3.1.19 会议纪要; 
  3.1.20 往来函件; 
  3.1.21 监理日记; 
  3.1.22 监理月报; 
  3.1.23 质量缺陷与事故的处理文件; 
  3.1.24 分项工程、分部工程、单位工程等验收资料; 
  3.1.25 索赔文件资料; 
  3.1.26 竣工结算审核意见书; 
  3.1.27 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告; 
  3.1.28 监理工作总结; 
  3.2 归档的监理资料 
  3.2.1 委托监理合同; 
  3.2.2 监理规划、监理细则; 
  3.2.3 监理日记、监理月报; 
  3.2.4 监理指令文件(监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、备忘录、工程停工令、工程开工/复工报审表等); 
  3.2.5 往来文件、函件; 
  3.2.6 会议纪要; 
  3.2.7 工程计量单、工程款支付证书和竣工结算审核意见书; 
  3.2.8 施工组织设计、施工方案审核签证资料; 
  3.2.9 监理总结报告、工程质量评估报告; 
  3.2.10 工程质量安全事故调查处理文件; 
  3.2.11 工程验收资料(分部工程验收记录、单位工程验收记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位工程安全和功能检验资料核查和主要功能抽查记录、单位工程感观质量检查记录、单位工程竣工报验单、竣工验收报告、工程质量保修书等方面的资料); 
  3.2.12 分包单位资格报审资料; 
  3.2.13 索赔文件资料; 
  3.2.14 报验申请表(原材料/构配件/设备、分项、分部、定位放样、沉降观察、施工试验等); 
  3.2.15 工程变更单; 
  3.1.16 监理工作联系单; 
  3.1.17 总监巡视检查记录; 
  3.1.18 旁站记录; 
  3.1.19 工程进度资料; 
  3.1.20 主要的监理台账; 
  资料内容和归档内容从名称上有些不一致,这是因为工程要求和档案要求有些许不同,工程系统和档案系统的权限范围稍有区别,实质内容是一致的,这是资料管理人员注意的问题。 
  4 完善监理资料的管理制度 
  4.1 公司监理资料实行总工程师负责制; 
  4.2 监理档案应按单位工程和施工的先后顺序整理、分类、立卷装订,每页要有编号,每卷要有目录; 
  4.3 每个监理档案的封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字; 
  4.4 在工程(合同)完成一个月内,有资料管理人员整理装订后,移交公司档案室并办理交接手续; 
  4.5 一般监理档案在工程保修期满后保存一年,重要的工程监理资料可延长至三年。保存期间需要查阅时,应办理借阅和归还手续; 
  4.6 建立档案应真实可靠,自己清楚,签字齐全; 
  5 监理资料归档方法 
  施工监理资料按五部分归档 
  即合同、质量、进度、投资、监理工作; 
  5.1 合同管理资料 
  委托监理合同;分包单位资格审查资料;施工组织设计(方案)报审表;索赔文件资料;工程变更单;工程竣工验收资料;工程质量保修书和移交证书。 

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