1 总则
1.1本细则适用于亭子口水利枢纽电站厂房土建与金属结构安装工程监理合同范围内的工程建设监理的文档管理工作。
1.2本细则依据建设监理合同书（合同编号：CDT-TZK/S-002 ）“档案监理职责”、“监理文件归档范围”、业主文档归档管理办法和国家有关文档管理的规定编制。
1.3 文档管理是信息管理的重要要内容，文件传输必须通过负有文件管理职能的部门之间传递，一律采用书面方式并经过有效签章后，依管理程序运行和归档。
1.4 对有保密要求的文件，应按照保密法规定传递、储存、调用及销毁。
1.5 技术资料、图纸和其它文件等应及时登记，传递迅速，加强保管。文档采用计算机辅助管理，建立文档管理数据库。
2 文件的分类及构成
2.1 文件的分类
监理部的文件，按编制及发文单位分为业主指示、设计文件、施工文件、监理文件及行政文件等五种类型。
2.2 文件的构成
（1） 业主指示：指业主或其他下属业务部门签发、下达、批转
的与本监理合同、工程建设合同内容有关的规定、通知、通报、纪要、简报、批复、批转以及与此有关的各种文件、函件等。
（2） 设计文件：指经业主或其下属业务部门签发下达的施工图
纸、设计说明、技术要求、技术标准及相应的变更通知，或按合同规定可由监理工程师签署的修改通知等文件。
（3） 施工文件：指施工承包单位根据工程施工合同规定和监理
文件规定所必须报送业主和监理部的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工（开仓）申请、工程检测试验报告、工程支付申请报表、工程问题请示报告以及工程实施、竣工、维护等活动有关的各种图纸、文件、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料。
（4） 监理文件：指监理部在监理合同和工程施工合同范围内，
进行监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的规定、通知、通报、签证、批复、简报、报告等。
（5） 行政文件：指监理部上级部门有关管理工作中的指示、规定、办法、条例、通知、通报、简报、批复等文件。
3 文件的处理及传递
3.1 基本程序
（1）收文程序
凡外来文件，由监理部综合管理部统一编号进行收文登记，按照文件密级及时限要求，及时填写文件处理单，连同文件一并交总监理工程师阅批。
综合管理部根据总监理工程师批示意见，将文件转交有关部门办理。文件办理的时限应按照合同及有关细则、办法、条例的规定期限办理完毕，并编号登记、复制和存档。
（2）发文程序
凡以监理部名义发出的文件，拟文部门或人员应填写发文底稿单，审核签字并经相关业务部门会签后，由总监理工程师批准签发。
综合管理部对发文进行复核、编号登记，并对有密级及时限要求的文件进行标注后登记发送。
3.2 业主指示及呈文的处理和传递
（1）按照监理协议书和工程施工合同的规定，业主关于工程施工的各种指示和意见都应以书面为准，并通过监理部向施工承包单位签发和转达。特殊情况下可先口头或电话通知，但事后应及时予以书面确认。
（2）施工承包单位关于工程施工及合同执行的各种文件都应以书面为准，并经监理部审核后向业主呈报或转达。
（3）监理部对所有来往文件均应按施工合同约定的期限及时发出和答复，不得扣押或拖延，也不得拒收。在规定期限内，监理机构未收到业主的书面答复，则视为业主已同意；在在规定期限内，施工单位未收到监理机构的书面答复，则视为监理单位已认可。
3.3 设计文件的处理和传递
（1）监理部收到业主发来的设计文件和图纸（一式12份）后，在10天以内完成审核工作，并将一式8份加盖资料章签发施工承包单位，其余4份存档及使用，凡未经监理部有效签章的设计文件为无效文件，其实施的工程项目，拒绝支付签证。
当设计文件审查完后，一般应立即发放施工单位，不得在监理部留置。如对设计文件有不同意见，将签署的《设计文件审核签》复印盖章后送设计单位处理。设计处理完成后，如设计意见对原文件内容有修改，应将《设计文件审核签》抄报业主和发放施工单位，作为设计文件的补充件；如修改内容较大，应要求设计单位补发设计修改通知。《设计文件审核签》应与原文件一起归档保存
（2）施工期间，监理部签发的设计修改通知与设计文件和图纸具有同等效力，施工承包单位不得拒绝执行，也不得以此为理由解除或改变其合同责任与义务。
（3）施工承包单位可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件，也可通过监理部向业主申请有偿追加提供文件分数。
（4）由监理部签发的设计文件，未经监理部许可，施工承包单位不得用于合同以外项目或转借第三方。
3.4 监理文件的处理和传递
（1）凡监理部发出的监理文件，必须由总监理工程师签发，加盖公章后有效。
（2）凡有时限规定要求的监理文件，必须按时办理完毕。施工承包单位呈报的要求审查批复文件，必须在规定期限内（一般14天）批复。没有规定时限的文件应在10日内批复，如超过规定时限未予以批复，施工承包单位可认为呈报文件已被批准。
（3）施工承包单位如对监理文件有异议，应在收文后10日内向监理部提出确认或要求变更的申请，如本监理部未予以采纳，施工承包单位有权向业主提出复议申请，复议申请应在收到监理部批复后的10日内进行。在复议期间原监理文件继续有效。
（4）监理文件应文字准确，条理清晰。对批复意见应以“照此执行”、“不能执行”、“按修改意见执行”、“修改后重新报审”等词语表达。
（5）监理向业主报送的文件或资料应一式8份，并提供2份电子文档。监理月报在每月30日前提供，监理年报在次年元月5日前提供。
3.5 施工文件的处理和传递
（1）施工承包单位应按合同规定的时限和数量向本监理部报送施工文件，除非合同文件另有规定，施工承包单位呈报业主的施工文件都必须经我监理部审核后转达。
（2）对已报批的施工文件，若因施工条件或自然条件发生重大变化，必须对施工文件做实质性修改时，施工承包单位应及时重新提出书面文件，报监理部审批。
（3）施工文件内容、格式及其他细节应符合业主和监理部的规定和要求
（4）施工单位报送的文件应清晰，不清晰的应退回。
（5）施工单位报送的文件份数根据施工单位的需要而定，但不得少于6份，其中监理1～2份(归档)，设计、业主各1份，其余返还施工单位。
（6） 施工单位报送的工程联系单，首先送分管副总监签署意见，然后根据分管副总监的意见送相应部门、个人或相应单位签署意见；送外单位签署意见时应填写发文登记本并进行签收。联系单签署完成后按归档份数返还施工单位，同时总监、综合管理部、相应部门各复印1份。
（7） 施工单位报送的文件(如报告、施工组织设计、进度计划等)，先由综合管理部填写《文件处理签》，并送分管总监处理。审批完成后按归档份数返还施工单位，同时总监（总工）、综合管理部、相应部门各复印1份。
（8） 月进度款结算报表由相应部门审核工程量，并按已定的单价计算金额后签署名字，再送总监审签，总监审签后送业主。业主将报表返回监理后，监理归档1份，并按规定份数返回施工单位。
3.6 行政文件的处理和传递
监理部主管部门发来的文件，由综合管理部填写《文件处理签》后送总监审阅，然后按总监签署意见办理。
4 文件的归档
4.1 凡已办理完毕的来文及由监理部发送的文件，均由监理部综合管理部回收、分类、编号进行日常归档。
4.2 每年元月至二月对上一年度归档文件按归档要求分类装订立卷，建档后归档。
4.3 凡有保密要求的文件，必须按“保密法”及有关规定归档保管。
4.4 文件资料的调阅、借用，必须履行借阅手续，借阅资料限时归还。监理档案资料应妥善保管。
4.5 工程项目竣工后，文件资料的归档和移交，按监理协议书或业主的有关规定办理。
4.6 在监理服务期满时，对应由监理单位负责归档的工程资料档案逐项清点、整编、登记造册，向业主移交。