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水利水电勘测设计档案管理探析

 【摘要】在水利水电勘测设计中会形成大量的数据与资料,极具保存与利用价值,要清醒认识加强水利水电勘测设计档案管理工作的重要性。水利水电勘测设计档案中涵盖了方方面面的内容,管理难度极大,需要我们转变工作思路,才能实现水利水电勘测设计档案管理规范化与科学化水平的提升。本文通过分析水利水电勘测设计档案管理的难点,提出了加强水利水电勘测设计档案管理的对策。

【关键词】水利水电勘测设计;档案;管理

随着社会的发展与时代的变迁,我国水利水电工程建设取得了瞩目成就,水利水电勘测设计档案数量也越来越多。水利水电勘测设计档案作为水利水电工程建设中的重要内容,具备极高的开发与利用价值。对此,在当前社会发展背景下,我们要注重对水利水电勘测设计档案管理模式的创新,确保能够让各种勘测设计档案得到妥善管理,真正发挥出档案应有的作用,为我国水利水电工程建设奠定良好基础。

一、水利水电勘测设计档案管理的难点分析

(一)档案管理制度不完善。受到资金、条件以及人员等方面的影响,当前水利水电勘测设计档案管理制度还不够完善,同时对已经实行的档案管理制度来说,档案管理人员也未严格执行,从而影响了最终档案管理效果。如此一来,在水利水电勘测设计档案管理上就显得非常凌乱,随意性较强,不利于档案管理工作质量的提升。同时因为人员思想上的忽视,水利水电勘测设计档案的完整性与可靠性也无法得到保障,容易出现安全问题,也为档案作用的发挥带来了不利影响。

(二)档案管理方式简单,管理基础薄弱。当前水利水电勘测设计档案管理模式非常单一,很多时候仍然采取传统的工作方法,这样导致档案管理工作效率得到提升。因为水利水电勘测设计档案管理信息化建设缓慢,所以一些先进的计算机信息化软件作用得不到发挥,缺乏完整的目录与索引。这样一来,导致水利水电勘测设计档案管理周期过长,工作量大,效率难以实现提升。

(三)归档材料不完善,质量也不高。在水利水电勘测设计工作开展过程中,档案的收集与整理不及时,归档的材料不够完整,无法将水利水电勘测设计档案的价值真正体现出来。如在水利水电勘测设计工作中会形成大量的文件资料,若是收集不及时,将影响档案的完整性,也极易出现珍贵档案遗失的问题,不能在后续水利水电工程建设中发挥出应有的参考与指导作用。

二、加强水利水电勘测设计档案管理的对策

(一)充分认识水利水电勘测设计档案的作用。要想提升水利水电勘测设计档案管理的标准化与规范化水平,我们需要转变思想观念,对水利水电勘测设计档案的重要性有足够的认识,要知道其关系着我国水利水电工程建设,无论是水利水电部门还是档案管理人员,都应该切实增强档案意识。我们应该不断完善水利水电勘测设计档案管理方法,采取科学的管理手段,从档案实际特点出发,积极对档案收集渠道进行拓展。在水利水电勘测设计档案管理工作中,也应该做好档案法律法规、部门规章制度、档案利用实例等宣传工作,灵活运用各种宣传手段,引起每个工作人员的关注,促使他们积极参与到水利水电勘测设计档案管理中,为提升档案管理质量作出自己最大的贡献。

(二)完善水利水电勘测设计档案管理制度。通过建立完善的档案管理制度,可以发挥出对水利水电勘测设计档案管理的规范性与指导性作用。我们要从现阶段水利水电勘测设计档案管理难点出发,大力组织信息咨询、讲座、科学普及等活动,促使更多人意识到水利水电勘测设计档案管理的意义。同时要将岗位责任制落到实处,这样能够促使档案管理人员提高责任心,能够履行好自身职责,科学规范地开展档案管理工作。要遵循“谁主管,谁负责”和“分级管理,分级负责”的原则,将每个工作人员的责任明确下来,特别是对一些涉密的水利水电勘测设计档案,也要实行完善的保密制度,避免档案出现丢失、泄密的问题。水利水电勘测设计单位应该尽快将涉密计算机等设备配置齐全,让工作中形成的勘测设计档案得到妥善保管,严格限制查阅权限,真正发挥出勘测设计档案在水利水电建设中的作用。

(三)创新水利水电勘测设计档案管理方法。第一,应该推动档案管理文档一体化进程,对文档一体化管理来说,应该在每个单位文件、档案类目设置与划分上做到明确,在文件转换格式上也应该达到相关规范与标准要求,确保各类文件管理系统与档案管理系统数据接口进行有效衔接。水利水电勘测设计档案管理部门应该在工作方式上进行转变,建立电子文件自动上传工作窗口,确保工作人员可以利用计算机直接把电子文件上传至档案服务中,保证归档的及时性。第二,要加快档案管理信息化建设步伐,逐步将水利水电勘测设计档案通过扫描转变为数字文件,并通过高级管理软件在单位数据库中进行保存,这样有利于档案信息资源的更好共享。通过档案管理现代化基础设施建设,能够让电子文件运行更加安全,归档也更为简单,同时提升了档案信息资源管理的规范化水平,让电子文件归档、保管与利用等实现标准化、有序化的提升。

(四)优化水利水电勘测设计档案管理环境。在水利水电勘测设计档案管理中,还要对档案管理环境进行优化,利用完善的软硬件基础设施,达到提升水利水电勘测设计档案管理效率的目的。一方面,应该在档案管理硬件设施上进行改善,通过打造档案专用库房,配置相应的气体自动灭火装置、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等设备;另一方面,还要在档案信息化硬件上配置齐全,尽快购置电脑、复印机、扫描仪、电子档案防磁柜和专业档案管理软件等信息化软硬件设施,为水利水电勘测设计档案管理工作的顺利开展打下坚实基础。

(五)提升档案管理人员综合素质。随着我国科技水平的提升,水利水电工程建设水平也更高,对水利水电勘测设计档案管理工作的要求也逐步提升。对此我们要注重培养更多高素质档案管理人才,对此要定期开展培训教育工作,让档案管理人员掌握更多基础知识,了解水利水电勘测设计工作流程,从而及时开展档案收集、整理、存储、分类和利用等工作。同时还要加强对档案管理人员信息化素质的培养,能够将各种现代化设备与技术应用到水利水电勘测设计档案管理中。同时对档案管理人员来说,也应该积极认识到学习的重要性,清楚自己责任的重要性,只有做好了勘测设计档案管理工作,才能为后期水利水电工程建设创造良好条件。

三、结语

总之,水利水电勘测设计中会形成大量储存价值极高的文件资料,我们必须引起高度重视,建立完善的规章制度,保证水利水电勘测设计档案管理工作的开展有章可循。同时我们还要积极引入新的技术与方法,增强每个工作人员的管理意识与责任心,科学规范开展水利水电勘测设计档案管理工作。这样才能让水利水电勘测设计档案得到有效应用,促进我国水利水电事业的发展。

【参考文献】

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[4]程秋嫣.勘测设计企业档案管理思想与制度探究[J].林业勘察设计,2014(02):170-171.

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