施工前期现场签证的管理
工程项目合同一经签订,现场签证前期的准备工作就已经开始了。在投标过程中,施工预算往往是在理想状态下编制的,没有考虑现场特殊情况和特殊技术措施;施工管理人员往往没有全过程参加合同条款和内容细节的起草和审订,存在着对合同内容的理解,研究和掌握问题。为了顺利进行签证工作,施工管理人员前期应做好以下工作:
1、领会和掌握招标文件、施工合同条款和细节内容,深入工程现场,了解工程的地形、地貌,调查建设单位、监理单位的组织机构。同时也要对分包队伍施工合同内容及其技术力量、机械设备、人员组成等情况进行研究,做到心中有数。
2、熟悉图纸,在建设单位组织图纸会审前,仔细审阅图纸,了解设计图,以便使图纸中存在的问题及疑难之处在设计交底和变更洽商中,尽可能加以解决。
3、认真编制施工组织设计和施工方案,考虑人、物、技术的优化组合,降低成本,减少无谓的费工耗料现象。施工方案要做到文字说明清晰明了,图示数字数据准确。根据施工方案能直接进行决算,减少决算中的二次核定和无谓的扯皮。
4、仔细编制工程施工图预算,重点对工程量、定额计价和费用计取严格把关,以期为今后现场签证提供合理依据。
5、建立和健全现场签证的工作制度,明确相关施工人员的工作范围和职责,防止漏签和无效签证。确定对分包队伍的签证必须与对建设单位的签证进行对此核算的原则。
施工过程中现场签证的管理
1、凡涉及到现场临时发生的签证,施工人员必须以招投标文件、施工合同和补充协议为依据,研究合同的细枝末节,熟悉定额及有关文件的详细内容,善打“擦边球”,将在施工现场即将发生或已经发生,而在合同条款以及投标文件中没有明确规定的工作内容,及时以签证的形式和建设单位、监理人员交换意见。在沟通过程中要实事求是,有理有据,以理服人,征得他们的同意。
2、在办理签证过程中,施工管理人员要对现场情况了如指掌,对施工做法、工作内容以及材料使用情况要实测实量,心中有数,防止那种不了解情况的假报和冒报。这种情况相关人员的用意可能是好的,但产生的后果是很差的,一来办不成签证,二来使建设或监理单位觉得此人不可信,责任心不强,业务能力差,
给今后的签证工作带来困难,还对施工管理人员甚至企业的其它管理工作造成被动。
3、签证本身要有效。做了很多工作做来的签证在决算中无效,这种情况是屡见不鲜的。这就要求施工管理人员必须加强学习,提高自己的业务水平。要清楚的了解材料的预算价格、市场价格以及当地定额主管部门定期颁布的信息价格的概念及内涵,根据合同的规定,及时正确的向建设单位进行材料价格签证;施工员要熟悉预决算知识,根据工程的实际情况进行预算外,定额外用工及费用签证,使签证能够及时进入决算,不需与建设单位进行二次确定。此外签证的签字及盖章等于续要齐全,符合要求。这就为顺利决算奠定了基础。
4、由于签证涉及到与建设单位、监理单位以及分包队伍的经济利益关系,在签证过程中,施工管理人员如何正确处理好与他们的关系,不仅是签证工作本身的一个问题,而且还影响着施工过程中其它工作的顺利进行。与建设单位签证,即要坚持原则,实事求是,又要灵活处理。要动之以情,晓之以理,相互协商,耐心解释,以多种方式进行经济签证。与分包队伍的签证,要以合同条款和预算为依据,咨询预算人员的意见,认真核定工作量,在与建设单位签证进行对比后及时办理。这样即融洽了施工企业与建设单位的工作关系,又增加了分包队伍的信任,调动了工作的积极性。
5、在施工现场对分包队伍的签证,必须与建设单位签证进行对比,这是对分包队伍签证的一个原则,施工管理人员必须要善始善终的坚持这个原则,严把现场签证关,防止乱签证、重复签证。
施工完后经济签证的管理
施工完后经济签证的管理同工程决算工作同步开展,同样重要,主要做好以下工作:
1、加强签证的收集和整理,对分包队伍的签证和与建设单位的签证都要有记录,并按顺序进行编号、对比和核对,做到与建设单位没有漏签,对分包队伍没有多签或重复签证,没有糊涂帐。
2、经过整理后的签证资料,要及时反馈给预算部门,及时进行决算。
3、对分包队伍签证结算价款的确定,应做到合同中已有合适单价,需按合同执行,合同中只有类似单价,可以此为基础确定签证价格,合同中没有单价的情况,由分包队伍提出单价,与对建设单位签证对比后,确定单价。
4、严格现场签证管理:现场签证是工程建设过程中的一项经常性工作,许多工程由于签证的不严肃性,给工程结算带来非常大的麻烦,甚至给业主方带来不少经济损失,这方面的教训是非常多的。严格现场签证管理,首先工程技术人员必须与工程预算人员互相配合,不仅作到“随做随签”,还应该作到:(1)、准确签证必须达到量化要求,工程签证单上的每一个字都必须表达清楚。(2)、相符签证内容必须与实际相符。(3)、范围签证的内容不能超过应签证的范围。
在现场签证过程中要坚持以下原则:
1 、准确计算原则:如工程量签证要尽可能做到详细、准确计算工程量,凡是可明确计算工程量套综合单价(或定额单价)的内容,一般只能签工程量而不能签人工工日和机械台班数量。
2 、实事求是原则:如无法套用综合单价(或定额单价)计算工程量的内容,可只签所发生的人工工日或机械台班数量,但应严格把握,实际发生多少签多少,不得将其他因素考虑进去以增大数量进行补偿。
3 、及时处理原则:现场签证不论是承包商,还是业主均应抓紧时间及时处理,以免由于时过境迁而引起不必要的纠纷,且可避免现场签证日期与实际情况不符的现象产生。
4 、避免重复原则:在办理签证时,必须注意签证单上的内容与合同承诺、设计图纸、预算定额、费用定额、预算定额计价、工程量清单计价等所包含的内容是否有重复,对重复项目内容不得再计算签证费用。
5 、现场跟踪原则:为了加强管理,严格控制投资,凡是费用数额较大(具体额度由业主根据工程大小确定)的签证,在费用发生之前,承包商应与现场监理人员及造价审核人员一同到现场察看。
6 、授权适度原则:分清签证权限,加强签证管理,签证必须由谁来签认,谁签认才有效,什么样的形式才有效等事项必须在合同中予以明确。