1、变更、签证及索赔的程序
针对工程现场变更、签证及索赔的实际情况，项目部制定了一套完整、专业的操作程序：
a、项目技术部门在收到业主下发的设计变更、洽商单后，首先必须和项目工程部门核实施工现场是否已按原设计施工图完成该部位的施工，如果已施工完成，则需要根据变更进行修改，由工程部门负责完成。
b、项目工程部门根据现场核实情况及时通知项目预算部门就对比施工的结果进行费用的调整。
c、项目预算部门根据业主的设计变更单、洽商单立即整理变更资料，申报费用调整签证单，同时与项目部现场施工管理人员约见监理工程师、业主现场工程师、业主预算工程师对现场实际施工情况进行进一步核实，书面确认因变更原因所发生修改的事实。对于在施工现场就能确认的工程量就实地予以确认，对于不能现场确认的工程量和费用，就先由监理工程师和业主现场工程师在现场对签证单进行事实确认。业主预算工程师再依据相应的变更资料和已确认的现场实际情况进行计算核对确认变更工程量和费用。
2、签证索赔的技巧
第一、洽商变更签证办理前技术方案的调整申报必须先于费用调整的签证；
第二、签证单的申报必须满足合同约定的有效时限；索赔事件发生后7天内必须向业主提交索赔申请，索赔费用化整为零、依据合理；
第三、签证单上业主签字手续必须合法有效并加盖业主公章；
第四、签证单经业主签认后次月报量时项目部必须一并申报。这是施工过程中签证索赔管理的重点。
第五、较大的签证事件，有针对性地制定专门的措施并与业主负责人进行专门的沟通。
第六、建立各类往来函件的签收、登记制度。
项目部不仅要建立与业主、监理双方往来函件的收、发文登记本，对于业主、监理发来的函件还要建立业主、监理反签字本，杜绝因业主、监理拖延发函时间导致项目部无法按期完成函件约定的工作内容而造成违约承担责任的风险。
举例如下
例一：工程施工中二次结构砌筑量变更特别多，施工结构时建设单位并没有事先预料到二次结构钢筋的预留，因此在施工二次结构砌筑时，所有与混凝土墙交接处均需要预埋钢筋。鉴于此，项目部及时调整技术方案，以新增工程植筋连接方式向建设单位申报了施工方案并得到建设单位确认，同时该项工程在施工完成后项目部及时进行了相应的隐蔽检验及抗拉拔实验，施工质量达到合格标准，施工技术资料也及时得到了整理编册。因此在工程结算时，所有与混凝土墙交接处的二次结构砌筑用钢筋均按工程植筋结算，而建设单位所给定的工程植筋单价较高，就此一项就结算回高达xxx多万元的费用，而实际成本中该项内容包含在劳务作业队伍单价中，项目部没有发生任何费用。
例二：与建设单位签订的施工总承包合同中没有明确约定钢筋连接接头的合同单价，且钢筋计算规则完全按图纸显示净量计算，针对此项，项目部改变了钢筋工程量的报送方法，并根据在施工过程中图纸规定，及时补报了钢筋工程专项施工方案并得到监理公司和建设单位的确认。因此在工程结算时，项目部把所有直径Φ16以上的钢筋接头全部折算成钢筋重量计算、把所有直径Φ16以下的钢筋连接全部按搭接长度计算、工程施工所采用的措施钢筋也通过钢筋工程专项施工方案的确认得到了增加量，所以钢筋工程仅此项就增加工程量850T，该项费用总计达到了xxx多万元。
例三：项目部抓住业主对工程质量要求精细的特点,有针对性地提出了GRC接头及补缝的措施以减少质量通病并在监理例会上提出。业主认为有道理并下文要求按此执行,仅此项项目部结算回xxx万元，但成本只花了四千元。
例四：由于业主开发的一期工程共计30万平方米分南北两个区，三家总承办单位同时施工，造成我单位的施工现场不能封闭管理，项目部以现场材料丢失为由向业主提出索赔，最后业主以增加现场保安费用的方式补偿了18万元。实际上项目部没有增加任何成本，只是找个借口而已。
3、签证语言的表述
在签证单中首先应简要描述现场的施工进程，说明洽商变更前的实际施工情况；
其次是明确洽商签证单的变更依据、要求洽商变更的具体部位和工作内容；
第三是根据洽商变更的工作内容对比施工合同、设计图纸和现场实际施工情况提出因洽商变更带来的相应工程量增减和费用变化。
签证语言的描述要言简意赅，确保工程施工部位、洽商或变更的内容、洽商变更的依据、变化后工程量以及费用的增减等关键性语言描述的准确性和合理性，决不留下后遗症。例如：“费用调整”和“费用调增”这一字之差就有可能带来成百上千万的费用增加。
提醒：特别要注意业主在签证单上所签署的意见，对于磨棱两可的意见项目部在收到后必须及时找业主协调解决，预防最终结算时双方因文字分歧产生异议，影响结算结果。
4、对于业主、监理拒收后所应采取的措施
项目部所申报的签证单被业主、监理拒收是很多工程在施工过程中时常会遇到的问题，也是过程签证管理的一个重点。
对于业主、监理的拒收，项目部首先应分析业主、监理拒收的原因，对于因申报资料内容不齐造成的拒收，项目部要立即补齐相关资料后重新申报；
对于业主、监理无故拒收的，项目部可先采用公关策略，找相应负责人协助解决后再行申报；
对于业主、监理无理坚决拒收的，项目部则必须采取传真、邮寄或公证送达等必要手段告知业主，并妥善保存传真、邮寄或公证送达的原始证据以备后用。
即使运用上述方法如果没有达到预期的效果，可与业主沟通后将签证单暂存其处，有合适的机会再找适当的时间另向业主提出。