1、资料员应根据要求认真审核收存的资料，不得接受经涂改的报验资料或有缺损的文件，并在整理后分类归档、妥善存放，做到收集及时、存放分类、真实完整，以保持文件的完整性、保密性和可查性。
2、资料员对监理部进场初期的监理合同、监理部人员组成（含总监任命书）、各个施工承包合同、工程施工许可证、工程施工设计图纸、图纸会审/设计交底纪要、第一次工地例会纪要、项目监理规划、各专业监理实施细则、监理部对施工单位的监理工作要求书面交底等文件要专门单盒存放。
3、资料员对监理工作过程中各种现场工程资料——施工单位报审的施工资料、监理签发的监理资料和业主发来的指令文件（含转发的设计变更文件），应按单位工程建立案卷盒(夹)，分专业存放保管并编目，以方便不断增入、查找检索和完工时能尽早整理归档。
4、资料员有权（也有义务）催促监理工程师/总监及时、规范地审签施工单位的报审资料，并督促他们随时留存一份已审签的报审资料。如果施工单位不肯留存一份在监理部，监理人员有权拒绝签字和盖章。不要听信施工单位关于将来竣工时给一份齐全资料的“承诺”，而应坚持随签随存的原则。
5、资料员应及时提醒监理工程师/总监催促施工单位按要求在完成整改并自查合格后及时呈报监理工程师通知回复单/复工报审表。
6、资料员有义务要求监理人员以对工程负责和对自己负责的态度，认真如实地填写和签署表格的有关内容。
①监理人员应对填写的表格的数字、内容和签署的审批意见负责。必须先到现场核验工程施工实体质量/到场材料、构配件、设备实物的外观质量、规格、数量等，不能未验先签。
②监理人员在填写和签署表格时，应字迹清晰、用词准确，不得马虎潦草、随意涂改，切忌含意模糊和易产生歧见的用词。
③凡是必须由总监理工程师签批的栏目，监理工程师不得越权签署；凡是必须由监理工程师签批的表格和栏目，监理员不得越权签署。
④监理员只能单独签署旁站记录表，其它都应由监理工程师/总监理工程师签署。如实在因人员紧缺，施工实体是由监理员现场查验核实，可由监理员签署相关表格，但必须在监理员签署后由监理工程师进行双签。
⑤凡是由监理人员暂时保管的资料，监理人员应妥善而有序地收存保管，条件具备或必要时应及时向资料员移交。
7、资料员负责打印、收存、整理本项目监理部在自身监理工作中发出的各种文件、通知、记录、会议纪要、报告等，负责在发出/收存前检查这些文件、纪要、报告等是否经监理工程师、必要时报总监理工程师审签，是否按规定加盖监理部监理印章。
8、资料员对于收存的来自业主和公司的文件/通知（包括业主转来的设计图纸或变更），签收后应在专门的收文登记本上予以登记。
9、资料员按有关规定向业主移交相关文件资料时，应督请对方接受人员在文件移交登记表上签收；向公司部门传递相关文件资料时，应要求接收人员在文件传递登记表上签收；
10 、对调离本监理部的监理人员，应在总监的支持下及时收回其个人暂存的监理过程文件资料和他的监理日记，并及时分别存入相应的分类资料盒内。
11、资料员对已收集的项目监理部资料应采取有效措施妥善保管，借阅必须履行手续。严防监理文件资料丢失、被人私自偷改和有借无还，确保监理文件资料的真实性和完整性。同时，资料员对项目监理部的印章要妥善保管和严格规范使用，严禁让施工单位人员擅自使用。
12、资料员应协助总监/监理工程师，按照相关标准规范和业主的要求，指导、督促、检查施工单位资料员规范化的做好平时工程施工过程资料的编制报审工作和完工时工程竣工资料的整理报审工作。